Time management – Få ut mer av din tid & belöna dig själv

Ibland känns det som att tiden inte riktigt räcker till och alla har vi nog lagt en del extra arbetstimmar på kvällar och helger. Genom Time management kan du lära dig att jobba smartare och få ut mer av din tid, både på jobbet och på fritiden. Nedan tips funkar lika bra på kontoret som på distans!

1. Ta reda på vad som tar tid

Det första du behöver göra är att identifiera vad du lägger tid på, och hur lång tid varje del tar. Du kanske egentligen lägger mycket mer tid på vissa uppgifter än du tror, till exempel gå igenom mailen eller sammanställa rapporter.

För att enkelt kunna registrera din tid finns det flera verktyg online som är både gratis och enkla att använda sig av, till exempel Toggl eller Harvest Timer. Du kan sedan se exakt hur mycket tid du lägger och identifiera områden som stjäl din tid. Därefter kan du jobba med resterande punkter.

2. Sätt en tidsgräns

För att undvika att bli distraherad eller att skjuta upp arbetsuppgifter kan du sätta en tidsgräns på hur lång tid uppgifterna ska ta, till exempel 1 till 2 timmar. Blocka tid i kalendern och arbeta därefter fokuserat med uppgiften.

Mellan varje uppgift lägger du in lite ledig tid, så att du kan ställa om dig inför nästa uppgift eller bara ta en kort paus.

3. Gör en daglig to do-lista

Avsätt 15 minuter varje morgon eller innan du går för dagen för att ta fram en to do-lista för samma eller nästa dag.

När du gör listan rangordnar du uppgifter efter 2 kriterier:

1. Hur bråttom den är att få klar

2. Hur krävande eller ”tråkig” uppgiften är

Genom att göra klart de uppgifter som är mest akuta samt de du gärna skulle vilja skjuta upp minskar du din egen stress och frestelsen att inte göra uppgiften i sista sekund.

Tänk på:

Du har oftast mest energi på morgonen. Undvik därför att planera in krävande uppgifter på eftermiddagen.

4. Delegera och outsourca

Du kan inte göra allting själv, men ibland kan det vara svårt att delegera uppgifter. För somliga är det svårt att lita på att andra gör uppgiften tillräckligt bra, eller så finns det helt enkelt inte tid till att lära upp någon annan.

En annan väg att gå om man inte har möjlighet att ta hjälp av någon internt är att outsourca uppgiften till en erfaren frilansare.  

Kom dock ihåg att om du tar dig tiden att lära upp någon annan, kan den personen senare att bli en stor hjälp och tillgång till avlastning.

 5. Vänta inte in inspirationen

Vänta inte på att inspirationen ska komma till dig, det är bara ytterligare ett sätt att skjuta upp saker på. Börja arbeta med en uppgift även om du inte känner dig motiverad. Det svåraste är alltid att börja!

6. Eliminera distraktioner

Med allt från mail, notifieringar från interna chatprogram, telefon, frågor från kollegor och din mobiltelefon kan det vara svårt att verkligen fokusera på en uppgift utan avbrott. Här kommer några tips på hur du kan eliminera distraktioner.

1. Använd både datorns och mobilens Stör-ej läge för att slippa notiser medan du fokuserar på uppgiften.

2.  Blocka tid i kalendern så att dina kollegor ser att du är upptagen.

3. Blir du ändå störd av dina kollegor, boka ett mötesrum där du kan sitta ostört.

4. Hörlurar på! Inför en regel om att när någon har hörlurar på ska man inte störa personen. Du behöver inte lyssna på musik – men om du gör det, välj neutral musik som inte stjäl din fokus.

7. Byt schema!

Time management handlar inte bara om den tiden du spenderar på jobbet, utan även din fritid.

Testa till exempel att gå upp en timme tidigare på morgonen. Antingen för att hinna med ett träningspass för att få mer energi under dagen, jobba på ett sidoprojekt, meditera eller bara hinna gå igenom mailinkorgen i lugn och ro.

Börja med att ställa larmet 15 minuter tidigare och öka sedan tiden successivt.

8. Släpp kravet på perfektion

Fokusera mer på helheten istället för att allting ska vara perfekt och sluta överanalysera allt du gör.

Att släppa kravet på perfektion innebär inte att uppgifterna görs slarvigt. Gör ditt bästa – men fokusera på en good enough-nivå. När du avslutat en uppgift och den är bra, går du vidare till nästa.

9. Organisera din mailinkorg

Genom att organisera din mailinkorg och dela in mail i olika kategorier får du snabbt en överblick över vad du måste svara på nu, vad som kan vänta och vad du inte behöver svara på alls.

Du kan använda olika sätt för att organisera din mailinkorg:

1. Arkivera e-postmeddelanden som innehåller viktig information, men som du inte behöver svara på.

2. Skapa etiketter för mailen så som: Viktigt, Oläst och Övrigt.

3. Skapa och använd olika filter för att automatiskt filtrera in inkommande e-postmeddelanden under rätt etikett.

4. Använd smarta verktyg som till exempel Boomerang, som bland annat påminner dig om att du inte fått svar på ett viktigt mail inom en period du själv ställer in.

5. Våga släng mail! Det finns ingen anledning att spara gamla mötesinbjudningar, reklammail, nyhetsbrev och annat som bara tar upp onödig plats i inkorgen.

10. Belöna dig själv!

Det är också viktigt att komma ihåg att belöna dig själv när du avslutat en uppgift eller jobbat hårt, särskilt i dessa tider då vi i allt större utsträckning arbetar hemma ensamma eller på distans.

Att belöna sig själv kan dessutom göra dig mer produktiv och resultatinriktad.  

En belöning kan till exempel vara att du går ner till ett bageri eller café och köper en kaka eller en kaffe. Andra förslag på små belöningar är att du unnar dig 5 minuter i solen eller lyssnar en liten stund på din favoritpodd.

Har du ytterligare frågor?