Guide: Leda projekt & grupper på distans

Oavsett om man arbetar som projektledare eller ledare har många under detta året hastigt fått ställa om till att leda både sina medarbetare och team på distans. Men hur går man från att leda team på distans istället för fysiskt, och vad måste man tänka på för att det ska fungera? Hur säkerställer man att det dagliga arbetet framskrider utan att vara på plats där det händer? I den här guiden ger vi dig råd och tips för att utöva effektivt ledarskap - även på distans.

Förändra ditt ledarskap – öka fokus på att skapa samhörighet

När du leder team och medarbetare på distans istället för på plats kommer du att behöva förändra din ledarskapsstil.

Högre krav kommer att ställas på dig att skapa samhörighet, se till att information når ut till alla medarbetare och att kommunikation fungerar. Du kommer att möta nya situationer, frågor och problemställningar som inte uppkommer när alla är på samma plats. Det kan till exempel handla om att alla inte trivs med att arbeta hemifrån, engagemang minskar eller att man blir distraherade av annat än jobb.

Förtydliga roller och uppgifter

Grunden till ett lyckat distansledarskap ligger i tydlighet.

Se till så att alla i projekten eller teamen vet vem som har vilken roll samt vem som ansvarar för vad. Detta minimerar risker för missförstånd och gör det enklare att stämma av de eventuella oklarheter som kan dyka upp.

Gör med fördel en förteckning som ni sparar på den plats ni använder för gemensamma dokument.

Tydligare mötesstruktur och fokus

Täta avstämningar blir viktigare i och med att du nu inte bara kan gå förbi en medarbetares skrivbord för att få en statusuppdatering. Boka in en kort daglig avstämning där ni tillsammans går igenom vad medarbetarna arbetat med under den föregående dagen och om det finns något som hindrar arbetet från att fortskrida.

Sätt upp en tydlig struktur för varje möte och ta även fram riktlinjer för hur era videomöten går till så att alla har en chans att komma till tals. En del verktyg, som till exempel Teams, har funktioner så som handuppräckning eller en chat där den som leder mötet enkelt kan se om någon har en fråga eller vill säga någonting. Gör också en uppföljning efter mötet för att säkerställa att alla har fått svar på sina frågor eller har någonting att tillägga, till exempel via Slack eller mail.

Insistera även alltid på att alla som deltar i mötet har kameran påslagen. Detta för att se till så att alla är friska, engagerade i mötet och faktiskt är ”på jobbet”.

Skapa mötestillfällen med olika karaktär och struktur för att fokusera på olika saker samt fånga upp och ”boosta” den typ av diskussioner som du skulle kunna haft om personerna inte fanns på distans.

• Möten med planerings- och utvecklingsfokus Dessa möten skall alltid ha en tydlig agenda och ställer höga krav på att mötesdeltagarna kommer förberedda

• Möten med enbart diskussions- och reflektionsfokus Mer av brainstormingkaraktär, där ingen tydliga agenda behöver finnas, ev bara en diskussionspunkt. Mindre krav på förberedelser.

• ”Möten över en kopp kaffe” Dessa möten skall vara korta, inte ha någon agenda, inte kräva några förberedelser och skapa gemenskap som huvudfokus. För många som jobbar på egen hand är dessa små ”coffebreaks” oerhört viktiga för trivseln.

Minska kontrollen – lev upp till ”ge frihet under ansvar”

För att arbetet ska fungera måste du ha tilltro till dina medarbetare - även om du inte kan se dom.

Det kan vara lätt att känna att man tappar en del av kontrollen när inte hela teamet är på samma plats. Försök dock att stå emot begäret att kontrollera varje detalj. Sätt istället upp rutiner, boka in regelbundna möten och hitta sätt att hålla dina medarbetare engagerade både som team och som individer. Uppmärksamma medarbetare när de presterar bra eller när ni nått ett delmål.

Säkra god arbetsmiljö och välmående

Genomför korta ”check-ins”/"coffee breaks" för att bygga upp eller förstärka relationen till den enskilda medarbetaren. Många medarbetare som arbetar hemifrån känner sig isolerade eller ensamma vilket påverkar hur medarbetaren mår, engagemang och produktivitet.

Säkerställ att medarbetarna mår bra, har de arbetsredskap i hemmet de behöver, har tydliga gränser mellan jobb och privatliv och stötta upp vid behov.

Kom ihåg att arbetsgivaren är ansvarig för arbetsmiljön, även vid arbete hemifrån.

Ta hjälp av effektiva verktyg

Det finns en rad effektiva verktyg som hjälper er med kommunikation och videomöten samt projekt- och dokumenthantering. Några exempel är Teams, Zoom, Slack, Google Hangouts, Trello och Asana.

Se till så att alla dokument medarbetarna behöver komma åt finns lättillgängliga för alla och att flera personer kan komma åt dokumenten samtidigt.

Läs gärna på om nya verktyg som kan underlätta ert arbete och håll dig uppdaterad om ny funktionalitet och hämta in feedback från medarbetarna om vad som fungerar bra respektive mindre bra.

Anpassa kommunikationen

Distanskommunikation är annorlunda än den typ av kommunikation som sker när vi är på samma plats. Det är därför viktigt att tänka extra mycket på kommunikationen både i tal så väl som i skrift.

Eftersom den största delen av kommunikationen nu kommer att ske i form av skrift bör du tänka igenom vad du faktiskt vill få fram och inte lämna rum för fri tolkning eller misstolkningar.

En stor skillnad mellan muntlig och skriftlig kommunikation är avståndet mellan ”sändaren” och ”mottagaren”. När ni kommunicerar via skrift är det svårare att bedöma hur det du säger tas emot av personen eftersom du inte kan läsa signalerna personen sänder ut exempelvis via kroppsspråk. Tänk därför på att skriva tydligt, kort och koncist. Är du osäker på att budskapet verkligen nått fram, föreslå ett kort telefonsamtal eller videomöte för att reda ut eventuella missförstånd på en gång.

Tänk också på att anpassa kommunikationen efter varje medarbetares personlighet och behov.

Glöm inte den sociala biten

Även om mycket fokus kommer att ligga på arbete och kommunikation är det viktigt att inte glömma bort den sociala biten.

Bjud även in till exempelvis digitala fikor, luncher eller after works där medarbetarna kan samlas och prata om annat än jobbet. Eller varför inte be de medarbetare som vill att spela in en kort video där de visar hur sitt hemmakontor ser ut?

Om en medarbetare fyller år, glöm inte bort att skicka ett blombud eller beställa en liten present som ersättning för den sedvanliga fikan på kontoret.

Och till sist: glöm heller inte bort att hitta sätt att fira era framgångar tillsammans även på distans!

Har du ytterligare frågor?