Guide: återgång till arbetsplatsen

Många medarbetare har längtat efter att få komma tillbaka till sina kontor, träffa alla kollegor och låta livet återgå till det lite mer normala igen. Men, det gäller självklart inte samtliga. Ha i åtanke att det kan vara påfrestande att komma tillbaka till arbetsplatsen om man har jobbat hemifrån under en lång period.

En del har kanske upptäckt hur mycket enklare det är att få ihop livspusslet när man inte längre behöver pendla till kontoret, hittat tid till nya intressen eller kanske insett att de får mycket mer gjort när de kan sitta och arbeta ostört på hemmakontoret. Så, hur bör du som chef agera för att göra så många som möjligt nöjda och höja effektiviteten hos hela gruppen?

Kartlägg ”kontorsviktiga” roller

Börja med att gå igenom och kartlägga vilka roller som behöver utgå från kontoret. När det är klart, har du även en lista över vilka som kan fortsätta att arbeta hemifrån.

Steg för steg-modellen

Det blir en enorm omställning att helt plötsligt arbeta helt från kontoret. Låt medarbetarna komma in först en eller ett par dagar i veckan, för att sedan gradvis öka antalet dagar under några veckor eller kanske till och med månader tills medarbetarna har vant sig och känner sig redo för att återgå till att arbeta på plats igen.

En annan fördel med detta är att ni kan planera in vilka dagar medarbetarna är inne, och på så sätt hålla nere antalet personer som är på plats samtidigt. Se till att variera vilka veckodagar medarbetarna är inne i den mån det går, så att inte osämja skapas i gruppen för att någon medarbetare får förmånligare ”hemmadagar”.

Den flexibla modellen

Om det finns medarbetare som vill fortsätta att arbeta på distans, och allt fungerar bra, så finns det kanske ingen anledning att kräva att de kommer in till kontoret. I alla fall inte varje dag.

Undersök möjligheten till att låta medarbetarna arbeta helt eller delvis på distans. Kanske är två eller tre dagar inne på kontoret helt enkelt tillräckligt?

Även här kan ni genom enkel planering hålla nere antalet personer som är på plats på kontoret på samma gång.

Flexibel/justerad arbetstid

Är det möjligt att införa flexibla/justerade arbetstider så att de medarbetare som åker kommunalt till arbetsplatsen kan undvika att åka till jobbet i ”rusningstrafik”?

Att tillåta medarbetarna att börja tidigare eller komma till arbetsplatsen senare är ett enkelt sätt att få de som gärna undviker folksamlingar tryggare.

Kommunikation och policyer

Håll en tät dialog med dina medarbetare. Försök känna av vilka som är ivriga att komma tillbaka till kontoret, och vilka som gärna fortsätter att arbeta hemifrån (iaf delvis). Är det svårt att få svar kan en anonym enkät vara bra att skicka ut till medarbetarna där de kan svara på hur de allra helst hade velat arbeta.

Var också noga med att ta fram policyer och kommunicera ut vilka åtgärder företaget kommer ta för att "coronasäkra" kontoret, justera städrutiner, maxantal i mötesrum med mera.

Ta fram en policy som ni går igenom tillsammans med medarbetarna där ni uppmuntrar medarbetarna att stanna hemma vid minsta symtom.

Se till att återgången blir så bra och säker som möjligt

Det finns många praktiska frågor att lösa för att återgången ska bli så bra och säker som möjligt, allt från möblering till extra städning.

1. Hur ser själva kontoret ut? Kan ni möblera om för att få större ytor mellan arbetsplatserna? Kan skärmar eller vikväggar placeras ut för att ytterligare minska risken för smittspridning?

2. Hur säkerställer ni att det går att hålla avstånd i mötesrum? Sätt ett maxantal för hur många medarbetare som får befinna sig i mötesrummen samtidigt och plocka bort överflödiga stolar. Kom ihåg att även om man befinner sig på kontoret, går det lika bra att medverka i mötet från ett annat mötesrum via länk.

3. Hur ser det ut under lunchrasten, äter många lunch inne på kontoret? Kanske kan medarbetarna äta lunch vid olika tidpunkter för att se till så att inte för många befinner sig på samma yta samtidigt.

4. Hur ofta städas kontoret? Se över behovet av att öka antalet städtillfällen per vecka. Beställ desinfektionsmedel och placera ut vid de platser som används av många personer, som till exempel kaffeautomaten eller kopieringsmaskinen, så att man kan torka av knappar och ytor innan man använder dem. Erbjud de anställda engångsmunskydd som kan användas vid samtal och möten. Sätt upp lappar som påminner om att tvätta händer, använda handsprit samt använda munskydd vid behov runt om på kontoret. Se till så att handsprit finns på samtliga toaletter, i kök/lunchrum samt gärna även inne i mötesrummen.

Lär er acceptera ”det nya normala”

Var beredd på att du även fortsättningsvis kommer behöva hantera flera olika typer av oro. Var tillgänglig för dina medarbetare och försök hitta sätt att trygga dem. Sannolikheten att allt kommer att gå tillbaka till hur det var innan Covid-19 är liten, och vi bör alla vara inställda på att lära oss acceptera det nya normalläget.

Har du ytterligare frågor?