Checklista: Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)

Det systematiska arbetsmiljöarbetet - vad betyder det egentligen? Och vad innebär det för dig som faktiskt arbetar med arbetsmiljö på ert företag? Nedan ger vi dig tips och råd på vart du kan börja, vad du behöver ta fram nu och hur du bör jobba med uppföljning framöver.

1. Identifiera kraven på arbetsmiljöarbetet

Ett systematiskt miljöarbete handlar om att ditt företag uppmärksammar och tar hänsyn till alla förhållanden i arbetsmiljön som kan påverka medarbetarnas hälsa och säkerhet.

För att kunna planera arbetsmiljöarbetet på ett effektivt sätt måste du som chef känna till arbetsmiljölagen och de arbetsmiljöregler som gäller för just ditt företag och din typ av verksamhet.

På arbetsmiljöverkets hemsida hittar du samtliga arbetsmiljöregler, de är:

• Arbetsmiljölagen

• Arbetsmiljöförordningen

• Kungörelser

2. Utforma en arbetsmiljöpolicy

Som chef är det din uppgift att säkerställa hur arbetsmiljön ska vara för att ge goda arbetsförhållanden - och hur företagets arbetsmiljöarbete ska leda till detta.

Är ni mer än 10 anställda skall det upprättas en skriftlig policy för arbetet och målet med arbetsmiljöarbetet. Arbetsmiljöpolicyn ska innehålla en beskrivning kring följande:

• Målet med företagets arbetsmiljöarbete

• Hur företaget ska uppnå målet

• Hur ni ser till att alla medarbetare fått ta del av och förstår policyn. En bra idé är också att den finns lättillgänglig i företagets personalhandbok.

3. Skapa rutiner för arbetsmiljöarbetet

Tänk igenom hur arbetsmiljöarbetet ska läggas upp och vilka rutiner som behövs för att säkerställa kvalitén på arbetsmiljöarbetet.

Fundera över följande punkter:

• Hur skall arbetsmiljön hanteras i det dagliga arbetet?

• Hur hanterar vi förändringar i företaget?

• Hur följer vi upp arbetsmiljöarbetet?

• Hur dokumenterar vi arbetet?

• Hur ofta skall vi göra riskbedömningar?

4. Fastställ arbetsmiljöorganisationen

En av de grundläggande uppgifterna i det systematiska arbetsmiljöarbetet är att skapa en arbetsmiljöorganisation. Denna ska redovisas skriftligt.

Börja med att bestämma vilka funktioner som ska ingå i arbetsmiljöorganisationen. Därefter utser du de personer som ska ingå i organisationen. På ett mindre företag räcker det med att ansvaret fördelas på två olika funktioner: en huvudansvarig och en avdelningsansvarig. Finns det flera avdelningar på företaget är det naturligt att utse en arbetsmiljöansvarig för var och en av avdelningarna.

5. Fördela arbetsuppgifterna

Se till att fördela arbetsuppgifterna för att arbetsmiljöarbetet skall flyta smidigt. Fördela uppgifterna utifrån följande principer:

• Det är företagets organisation som är utgångspunkten för delegeringen

• Delegera uppgiften till den som bäst kan utföra den

• Delegera en uppgift per person eller befattning

• Skapa en tydlig ansvarsinstruktion per uppgift

• Ge tydliga instruktioner kring vilka kontroller och åtgärder som ska göras

• Informera all personal om den delegering som skett.

OBS: Om du har minst tio anställda på företaget finns krav på att uppgiftsfördelningen ska vara skriftlig.

Som chef kan du delegera uppgifter och befogenheter till medarbetare, men du kan aldrig delegera ansvaret för att det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar. Det yttersta ansvaret vilar alltid på dig.

Dina medarbetares ansvar är att delta i arbetsmiljöarbetet och följa fastställda arbetsrutiner, säkerhetsföreskrifter, använda ev skyddsanordningar, - skyddsutrustning etc samt föreslå åtgärder och ge synpunkter på det som genomförts.

Gör gärna en lista med namnen på dem som ansvarar för de olika delarna av arbetsmiljöarbetet, inklusive telefonnumret till var och en av personerna.

6. Upprätta utbildningsplaner

Personer i arbetsledande ställning behöver gedigna kunskaper om arbetet, riskerna i arbetet och åtgärder för att förebygga skador. Du som chef behöver därför säkerställa att alla medarbetare löpande utbildas så att deras kunskapsnivå är tillräcklig.

Varje utbildningsplan ska innefatta syfte, omfattning och innehållsprogram. Gör en lista över vilka som skall utbildas, vilken typ av utbildning som behövs och hur ofta den typen av utbildning skall genomföras. Dokumentera vilka som genomfört respektive utbildning så att du har en god översikt.

7. Utse skyddsombud

Om ditt företag har fem eller flera anställda ska ett skyddsombud utses. Skyddsombudet är en facklig förtroendeman, vars uppgifter är till exempel att:

• Företräda arbetstagarna,

• Delta vid planering,

• Delta vid förändringsarbete,

• Delta vid årliga uppföljningar,

• Bevaka att du som chef uppfyller ditt ansvar.

Om det inte finns någon facklig representation kan arbetstagarna själva välja ett skyddsombud och sedan meddela arbetsgivaren detta.

När det finns flera skyddsombud på ett arbetsställe ska en av dem utses till huvudskyddsombud.

Som chef ansvarar du för att skyddsombudet/en får möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

8. Anlita expertresurser

Om du inte har tillräcklig kompetens inom företaget bör du inte tveka att ta hjälp av extern spetskompetens för att säkerställa att ditt systematiska arbetsmiljöarbete håller god kvalitet.

9. Undersök risker och brister i arbetsmiljön

Som chef är det du som ansvarar för att arbetsförhållandena undersöks och att riskerna för ohälsa och olycksfall i arbetet bedöms, så att ni kan åtgärda problem så snart som möjligt. Undersökningen av den fysiska arbetsmiljön kan exempelvis ske genom, undersökningar, enkäter, möten, skyddsronder, mätningar etc.

10. Gör en riskbedömning

Verksamhetens riskkällor behöver identifieras regelbundet, dels på grund av att lokaler och maskiner slits, dels till följd av att arbetet förändras. Riskbedömningar ska dokumenteras skriftligt.

• Bedöm vilka riskkällor som kan leda till risk för ohälsa eller olycksfall.

• Sammanställ riskerna och bedöm om de är allvarliga eller inte.

• Skriv ned riskerna och ange vilka som är allvarliga.

• Gör riskbedömningarna tillräckligt ofta, så att det löpande arbetet med att åtgärda ej blir för tids- och resurskrävande.

11. Åtgärda risker som framkommit

När riskbedömningen är klar är det dags att åtgärda de risker som framkommit. Ta alltid hand om de allvarligaste riskerna först.

Bestäm vem som ska se till att riskerna blir åtgärdade, och vem som ska kontrollera genomförda åtgärder.

12. Gör en handlingsplan för det som inte genast åtgärdas

Som chef är det ditt ansvar att se till att de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa eller olycksfall i arbetet genomförs omedelbart. Ibland är det praktiskt omöjligt att genomföra en åtgärd omedelbart, det vill säga samma dag eller inom de närmaste dagarna, och i dessa fall ska åtgärden tidsplaneras och tas upp i en skriftlig handlingsplan.

Handlingsplanen ska innehålla:

• Beskrivning av problemet som skall åtgärdas

• Vilken åtgärd som skall genomföras

• När åtgärderna skall vara genomförda

• Vem som ansvarar för åtgärden.

13. Följ upp genomförda åtgärder

När åtgärder genomförts skall det kontrolleras att det blev som man tänkt. Detta skall göras så fort som möjligt.

14. Anmäl arbetsskador

Eventuella arbetsskador måste anmälas till Försäkringskassan. Om det skulle inträffa ett allvarligt tillbud eller en allvarlig olycka på ditt företag ska Arbetsmiljöverket genast underrättas.

Glöm inte: En gång per år ska företaget göra en skriftlig sammanställning av olyckor, allvarliga tillbud och sjukdom i arbetet.

15. Bjud in till arbetsplatsträffar

Arbetsplatsträffar är ett utmärkt forum för medarbetare att diskutera eventuella problem på arbetsplatsen, inklusive arbetsmiljöproblem. Kräv obligatoriskt deltagande och välj tider då alla kan komma för att visa på att mötet är viktigt. Kan ni inte ses på kontoret går det lika bra digitalt, det viktiga är att arbetsplatsträffarna blir av.

16. Kalla till årligt arbetsmiljömöte

Vid det årliga arbetsmiljömötet ska du och dina medarbetare tillsammans prata igenom er arbetsmiljö efter en särskild dagordning.

På dagordningen kan exempelvis följande punkter finnas med:

• Genomgång av genomförda åtgärder och resultatet

• Planering för nästkommande undersökning

• Status ut för sjukdomar, olycksfall eller tillbud under innevarande år som kan bero på arbetet?

• Har verksamheten förändrats utifrån arbetsmiljöperspektivet och hur skall man hantera det?

• Gå igenom fördelningen av arbetsuppgifter och bedöm om de fortfarande är aktuella/fungerar.

17. Gör en årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet

Ditt företag behöver göra en årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet för att se hur det fungerar. Exempelvis bör ni kontrollera att:

• Arbetsmiljöpolicyn är känd av alla medarbetare.

• Uppgiftsfördelningen fungerar.

• Riskbedömning och undersökningar görs tillräckligt ofta

• Olycksfalls- och hälsorisker åtgärdats enligt fastställd tidsplan

• Rutinerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet är aktuella

Glöm inte: För företag som har minst tio medarbetare ska den årliga uppföljningen dokumenteras skriftligt.

Har du ytterligare frågor?