Checklista: Medarbetarsamtal - do´s and dont´s

Medarbetarsamtalet är en viktig del av verksamhetsutvecklingen och även ett sätt att nå de mål företaget strävar mot. Här tar du reda på vad dina medarbetare behöver för att kunna bidra till verksamheten på bästa möjliga vis. Nedan har vi samlat några do´s and dont´s för att verkligen lyckas med samtalet.

Do´s:

1. Inbjudan och förberedelser

Inbjudan till medarbetarsamtalet bör skickas ut i god tid, gärna 1-2 veckor innan själva samtalet.  I inbjudan skickar du med ett underlag med frågor och samtalspunkter som ni kommer att diskutera under mötet och ber medarbetaren att förbereda sig.

Påminn gärna samtliga medarbetare om att förbereda sig skriftligen eller muntligen, till exempel på ett veckomöte. Det är viktigt för att ni ska få ut maximalt av ert samtal.

2.  Skapa en lugn zon

Som alltid när det kommer till möten med dina medarbetare rekommenderar vi att du bokar ett mötesrum där ni inte kommer att bli störda. Avsätt gott om tid, mellan 1–1,5h. Stressar ni igenom samtalet är risken stor att du missar värdefull information. Stäng också av mobilen eller lägg undan den, här är det full fokus på medarbetaren som gäller.

3. Lyssna!

Du som ledare styr själva samtalet, men det innebär inte att det är du som ska höras mest. Ställ öppna frågor till medarbetaren och be hen utveckla sina svar. Din främsta uppgift under mötet är att vara en aktiv lyssnare. Exempel på frågor:

• Hur tycker du att året varit?

• Vad har gått bra respektive mindre bra?

• Inom vilka områden vill du utvecklas?     

• Vad vill du fokusera mer på under detta året?

4. Dokumentera!

Använd en mall för medarbetarsamtal. På det viset säkerställer du att alla punkter diskuteras med samtliga medarbetare och hjälper dig att hålla en röd tråd genom samtalet.

Anteckna under samtalet och gå igenom anteckningarna tillsammans med medarbetaren innan ni avslutar mötet. Anteckningarna bör sedan resultera i en handlingsplan som sedan följs upp under året - helst flera gånger.

Dont´s:

1. Se aldrig medarbetarsamtalet som ännu en uppgift som måste bockas av

Medarbetarsamtalet är ett gyllene tillfälle att fånga upp värdefulla idéer och insikter som medarbetaren kanske inte fått tillfälle att framföra. Här kan också signaler på ohälsa eller andra problem tidigt fångas upp och åtgärdas.

2.  Slarva inte med förberedelserna

Under medarbetarsamtalet ska ni både se tillbaka på året som har gått, hur arbetssituationen ser ut just nu och vilka mål ni kan sätta för framtiden. Målet är att ta reda på hur medarbetaren kan bidra till verksamheten på bästa sätt. För att lyckas med detta krävs noggranna förberedelser. Gå igenom anteckningar från det senaste medarbetarsamtalet och eventuella uppföljningssamtal. Vad kom ni överens om? Har det skett några förändringar sedan dess? Se även över medarbetarens arbetsbeskrivning. Stämmer den fortfarande, eller har medarbetaren till exempel fått ändrade arbetsuppgifter?

3. Tro inte att samtalet bara handlar om medarbetaren

En punkt som ofta glöms bort under medarbetarsamtalet är feedback till dig som chef. Var inte rädd för att fråga medarbetaren vad du själv kan göra bättre. Ta chansen att utvecklas i din ledarroll!

4. Hoppa inte över uppföljningen

Du har precis avslutat alla medarbetarsamtal och drar en lättnadens suck. Ett helt år kvar tills nästa gång! Eller? Ett medarbetarsamtal om året är egentligen alldeles för sällan. Om ni sparar en mängd samtalsämnen till ett årligt samtal kan det dels bli svårt att hinna med allt som behöver lyftas och dels ökar risken för att viktig information missas eller glöms bort. Tips: Istället för att bara maila över anteckningarna från samtalet kan du boka in ett kortare uppföljningssamtal en tid efter mötet. Där kan ni gå igenom eventuella actions och följa upp det ni talade om på mötet.

Har du ytterligare frågor?