Checklista: Lönesamtal

1. Förberedelser

Skicka inbjudan i god tid

Tänk på att skicka ut en inbjudan i god tid innan mötet. Det är inte bara du som chef som vill komma förberedd till lönesamtalet!

I inbjudan bör du också lämna med en agenda och ett antal frågeställningar som medarbetaren kan fundera på i lugn och ro innan samtalet äger rum.

Avsätt tillräckligt med tid

Ett lönesamtal tar olika lång tid beroende på person. Boka därför upp gott om tid så att ni inte behöver stressa igenom samtalet.

Har medarbetaren tillgång till lönepolicy och lönekriterier?

Se till så att dina medarbetare får tillgång till företagets lönepolicy och lönekriterier eller andra dokument som beskriver på vilka grunder lönen sätts.

2. Frågor att tänka på

Innan själva samtalet bör du ha klart för dig själv vad du vill få fram under samtalet. Hur ska du motivera din bedömning och vad behöver du fråga mer om?

Tänk igenom följande frågor och gör anteckningar. Förbered dig även på att kunna svara på vad som krävs för att medarbetaren ska kunna höja sin lön i framtiden.

• Har medarbetarens arbetsuppgifter förändrats under året?

• Vad har sagts under föregående löne- och utvecklingssamtal? Vad kom ni överens om?

• Hur har löneutveckling sett ut?

• Hur har medarbetaren uppfyllt krav och förväntningar?

• Vad har fungerat bra/mindre bra? Ta gärna fram konkreta exempel.

3. Genomförande av samtalet

Försök att skapa en lugn och avspänd atmosfär under samtalet med medarbetaren. Stäng av mobilen och se till så att inga distraktioner finns. Berätta hur upplägget för mötet ser ut, vilka punkter ni ska gå igenom samt i vilken ordning.

Använd anteckningarna du gjort under förberedelserna till lönesamtalet och gå tillsammans med medarbetaren igenom hur hen har uppfyllt krav och förväntningar. Gå igenom exempel på vad som fungerat bra respektive mindre bra. Var saklig och undvik att kritisera medarbetaren. Ge därefter din förklaring till lönesättningen så sakligt som du kan.

Lyssna uppmärksamt på din medarbetare under samtalet och låt denne ge sin bild av hur hen upplever sina arbetsinsatser och roll i verksamheten. Även om din bedömning är så gott som klar redan innan samtalet måste det finnas utrymme för dialog.

Var beredd på att din medarbetare ifrågasätter och argumenterar, men stå för den bedömning du har gjort även om medarbetaren reagerar starkt. Ju tydligare du är desto lättare är det för medarbetaren att förstå och acceptera sin lön. Berätta även hur medarbetaren själv kan påverka sin löneutveckling framöver.

4. Dokumentera och utvärdera

Skriv alltid ner det ni har kommit överens om i direkt efter lönesamtalet. När anteckningarna har renskrivits signerar båda du och medarbetaren dokumentet.

Gör även en utvärdering: Kom allt som var viktigt fram i mötet? Tog medarbetaren till sig din bedömning?

5. Uppföljning och utvecklingsplan

I en del fall kan ett eller till och med flera uppföljningssamtal behöva bokas in tillsammans med medarbetaren. Ta fram en utvecklingsplan där ni definierar de viktigaste punkterna. Utvecklingsplanen kan till exempel innehålla följande frågor:

• Vad behöver medarbetaren för att prestera bättre i sin roll:

  • Utbildning?

  • Arbetsrotation?

  • Annat stöd?

• Hur och när ska detta utföras?

• Vem ansvarar för att det blir utfört?

Har du ytterligare frågor?