Checklista: Framtagning av projektplan

1. Fastställ bakgrund och syfte

Är projektets bakgrund och syfte tydligt beskrivna? Varför skall projektet startas? Beskriv tydligt de bakomliggande orsakerna som ligger till grund för projektet och dess syfte.

2. Säkra projektmålen

Beskriv de mål och resultatkrav som ska levereras . De mål och resultatkrav som fastställs kan utgöra grund för kommande milestones/checkpoints. Först måste du beskriva dem tydligt utifrån förväntad Nytta och Effekt. Bryt ned i lättförståeliga delmål som är viktiga för att skapa engagemang i teamet. Var så konkret du kan när du beskriver vad ett lyckat projekt skall resultera i.

3. Säkra projektbeskrivningen

Definiera projektets omfattning

• Är projektets omfattning realistisk med hänsyn till förutsättningarna för genomförandet?

• Bedöm projektets omfattningsstabilitet och möjliga förändringar som kan påverka negativt.

• Skapa en rutin för att hantera ev förändringar i projektet. Rutinen syftar till att ge direktiv kring hur man skall agera för att identifiera, evaluera och agera vid förändringar.

• Identifiera kriterier för vad som ska inkluderas och exkluderas i projektet. Har kriterier för det som ingår i projektets omfattning identifierats, som leveranser, produkter eller tjänster? På samma sätt ska alla de delar och detaljer som inte ingår i projektet identifieras. Syftet är att skapa en väl definierad gräns för omfattningen i projektet.

• Skapa en Work Breakdown Structure (WBS) för projektet . Har en Work Breakdown Structure (WBS) för projektet utarbetats? WBS-metoden har som mål att bryta ner projektet i hanterbara delar. För att göra detta används en trädstruktur som är uppbyggt på ett hierarkiskt sätt och inkluderar ALLT som behöver göras i projektet. Det får inte finnas poster som inte ingår i projektet.

• Utarbeta aktiviteter och leveransplaner. Ta fram en övergripande aktivitetsplan som beskriver aktiviteter/uppgifter som tilldelats projektets arbetsresurser (resurserna är interna individer, arbetsteam eller externa leverantörer).

• Säkerställ att varje aktivitet har en deadline och en konkret leveransbeskrivning. Se till att etablera aktiviteternas inbördes beroenden i planen (dvs vad sker när en viss aktivitet är klar, genererar den starten av en påföljande aktivitet eller är den oberoende)?

• Gör en tids- och resursplan för aktiviteterna . Koppla tids- och resursplanen till den övergripande aktivitetsplanen eller ha allt i en och samma plan.

Uppskattning av aktiviteter har två komponenter:

1. Aktiviteternas varaktighet (i enheten dagar) ger en indikation på hur länge en uppgift kommer att ta.

2. Arbetsuppskattning (i timmar) används för att avgöra hur mycket arbete (för varje resurs) som krävs för att producera en leverans.

• Identifiera projektets resurskrav och -begränsningar utifrån fastställda aktiviteter.

• Gör en bedömning av tidplanens rimlighet i projektet. En bedömning av projektets tidplan och dess rimlighet kommer att indikera sannolikheten för att projektets tidplan kan komma att förändras samt den eventuella tidsmässiga förändringen.

• Gör en kostnadsuppskattning av projektet. Projektets kostnadsuppskattning syftar till att skapa underlag för analys av eventuellt behov av ytterligare investeringsmedel till projektet. Dokumentera kostnadsuppskattningen för att ha underlag inför eventuella förändringsanalyser.

• Skapa projektbudget för att kontrollera och styra kostnader. Projektets budget ligger till grund för kostnadsstyrningen. Uppskattade kostnader för projektets aktiviteter kan summeras till en budget efter att de allokerats till en bestämd tidsplan. Följ upp och stäm av kostnader regelbundet för att upptäcka avvikelser i tid.

4. Säkra projektorganisationen

• Definiera projektets roller och ansvar.

• Definiera projektets roller och ansvar för att kunna möta projektets mål.

• Se till att alla roller i projektorganisationen bemannas.

• Säkerställ att alla tillsatta roller bemannats med rätt kompetens och erfarenhet.

• Definiera projektets olika intressenter och deras ansvar/uppgift för projektets succé. Har kundens ansvar definierats?

5. Säkra projektgenomförandet

• Skapa en beskrivning för hur avvikelser och ändringar hanteras i projektet

• Skapa en översikt kring projektets olika kommunikationsflöden och hur de skall hanteras samt vem som är ansvarig för respektive flöde

• Skapa en plan för projektmöten En plan för projektmöten bör innehålla:

  • Mötesdeltagare

  • Mötets mål

  • Agenda

  • Tidsramar för mötet

  • Mötesfrekvens

• Skapa en rutin för hur riskanalys, tester och slutkontroll skall ske i projektet

Har du ytterligare frågor?