Checklista: 10 råd för att minska stressen i chefsrollen

Stress är när kroppen "varvar upp" som inför en utmaning eller hot. Långvarig stress utan tillräcklig återhämtning kan ge upphov till utmattningssyndrom eller s.k. utbrändhet.

Antalet chefer som jobbar in lunchen, arbetar över och tar med jobbet hem blir allt fler. SCBs och Arbetsmiljöverkets senaste stora undersökning om svenskarnas arbetsliv visar att var sjätte chef inte har balans mellan arbets- och privatliv, utan jobbar för mycket. Följderna blir ofta ökad stress, sömnsvårigheter, ineffektivitet och i värsta fall utbrändhet och sjukskrivning.

Läs Easy2performs 10 användbara tips för att få bättre balans i chefsrollen!

1. Planera din arbetsvecka

Lägg in schemalagda "buffertzoner" för att ge plats åt administrativa uppgifter (som inte kräver så mycket fokus för att göra, vilket gör att du vilar mentalt). Uppgifter som blir klara innebär färre stressande moment.

2. Schemalägg din övertid

Om du har svårt att få tiden att räcka till och inte helt kan låta bli att jobba över så bör du i alla fall inte jobba över hela tiden. Boka in ditt kvällsjobb till en dag, gör en lista på vad du skall få gjort, fokusera på det och inget annat. Släpp det sedan till nästa "övertidsdag".

3. Var inte rädd för att ta hjälp med sådant som du ej behärskar fullt ut

Chefer har ofta många personal- och arbetsrättsligt relaterade uppgifter som vi kanske inte alltid har expertis inom och som tar energi, exempelvis hur man skall jobba förebyggande med organisatorisk och psykosocial arbetsmiljö, diskriminering och kränkningar etc . Gör en lista över vilka uppgifter du behöver extra stöd till – be om resurser och ta hjälp, försök inte lösa allt själv. Det ökar bara pressen och ”klumpen i magen”.

4. Sätt gränser för dina medarbetare

Att alltid ha en öppen dörr för medarbetarna är en god tanke, men inte alltid genomförbart i praktiken. Ett bra sätt är att ha en schemalagd tid någon dag i veckan då du avsätter, exempelvis 2-3 timmar för möte och diskussioner med dina medarbetare. Du kommer du vara fokuserad på dem och de kommer förbereda sig kring det de vill diskutera.

5. Stäng av informationsflödet när du kommer hem:

Låt dig inte stressas av mail och ta inte upp jobbdatorn på kvällen om du inte planerat in det som din ”arbetskväll”. Det är svårt att förbjuda folk att sända mail på kvällen, men du måste inte läsa dem. Saker som kommer på mail under kvällen är troligtvis inte viktigare än att de kan hanteras under ordinarie arbetstid dagen efter. Är det akut mailar man troligtvis inte.

6. Identifiera dina tidstjuvar

Vad lägger du mest tid och energi på? Möten, mailkonversationer, medarbetarcoaching/samtal etc? Fundera igenom om mötena kan bli mer effektiva genom en tydligare agenda och krav på förberedelser från mötesdeltagarna. Om du istället för långa och tidskrävande mailkonversationer istället säger: Detta är viktigt, det tar vi i nästkommande möte istället för över mail, begränsar du maildiskussionen och kan fokusera på det när ni ändå ses/hörs i mötet.

7. Prioritera dig själv och din tid

Många chefer försöker vara alla till lags och är rädda för att inte räcka till. Man skall leva upp till kraven från medarbetarna, närmaste chef, ledningsgruppen, projektteamet etc. Det är inte alltid att chefen själv ”blir sedd och får cred” på samma sätt. Därför behöver man ibland stanna upp och ge sig själv lite beröm för väl utfört arbete, ge dig själv en belöning i form av tid för en extra kopp kaffe och spontansnack i fikarummet, en promenad eller träningspass på arbetstid för att reflektera, ät lunch på en ny restaurang eller gör något annat som man känner ger positiv energi. Den eventuella tidsförlusten vägs med råge upp av laddade batterier och extra energi.

8. Var närvarande i samtal och diskussioner med medarbetare

Vi försöker ofta göra många saker samtidigt, kanske vi sneglar på skärmen, telefonen eller det viktiga dokumentet på skrivbordet, samtidigt som vi för samtal med medarbetaren. Resultatet är många gånger att vi tappar fokus och inte lyssnar tillräckligt koncentrerat för att samtalet skall bli bra. Vi kanske till och med inte kommer ihåg allt vi pratade om när samtalet är slut, för att våra tankar var någon annanstans. Koppla istället bort det som stör när du har samtal med dina medarbetare, fokusera inte på annat utan fäll ihop datorn, ha ögonkontakt och var fokuserad då blir samtalet produktivt.

9. Undvik att skjuta upp saker

Att skjuta upp saker stjäl energi, då de framflyttade uppgifterna ligger och gnager i ditt bakre medvetande. Försök att vara lika duktig på att slutföra saker som att påbörja dem. Gör en lista över prioriterade saker som har negativ effekt om de inte blir gjorda och fokusera på att arbeta med dessa. Rangordna dem och arbeta dig ner från toppen. Lägg dedikerad tid på dem en i taget och försök att inte fokusera på annat just då, en koncentrerad timme på en viss uppgift kan göra att du kommer en bra bit framåt mot att få uppgiften klar. Saker som inte hamnade på listan kanske skall hamna i Göra-om-det-finns-tid-listan, eller tas bort helt?

10. Delegera

En viktig uppgift i alla chefers arbetsbeskrivning borde vara att delegera mera. Fokusera på din chefsroll och ha som mål att organisationens arbete skall vara så effektivt som möjligt. Du kommer se att det finns många som kan göra vissa delar av arbetet bättre än vad du kan. Delegera både uppgift och mandat så kommer du se att medarbetarna tar ökat ansvar, utvecklas och ger dig feedback – det vinner alla på!

Har du ytterligare frågor?